Document
E.10.U.00.02
Laatst gewijzigd
11-05-2010

ActivMan update 2010 ActivMan update

Belangrijk: de onderstaande beschrijving bevat een aantal speciale stappen die u beslist moet uitvoeren als u gebruik maakt van journaalposten in ActivMan. Doet u dit niet, dan kan dit tot verschillen in uw journaalposten leiden.

Voordat u begint...

Voordat u de update uitvoert, raden wij u aan eerst de lijst met veranderingen en verbeteringen door te nemen en eventueel voor later gebruik uit te printen. Alleen dan zult u volledig van alle verbeteringen kunnen profiteren. Klik hier om de lijst in een nieuw venster te openen.

De update starten

De update bestaat uit de volgende stappen:

  1. Belangrijk: het updateproces is, eenmaal gestart, onomkeerbaar. Zorg er daarom voor dat u een COMPLETE, WERKBARE en BRUIKBARE kopie van al uw administratie(s) en programma's bewaart. Ook indien er tijdens het updateproces iets misgaat (bijvoorbeeld een stroomstoring of onverhoopte uitval van het netwerk), dient u altijd terug te kunnen vallen op een volledige reservekopie van de bestanden in de staat zoals deze zich bevonden voordat u de update uitvoerde. U kunt overigens eenvoudig zelf een back-up maken door alle ActivMan bestanden te kopiëen naar een andere locatie.
    Verder mogen tijdens de update geen gebruikers in de McHil programma's ingelogd zijn, dus ook u zelf niet (in een andere sessie bijv.). De bestanden mogen namelijk tijdens het updateproces niet bezet zijn.
    Bovendien moet u supervisor zijn om de update te kunnen starten.
     
  2. Start ActivMan op de gebruikelijke wijze. Herindexeer alle bestanden van ActivMan met behulp van uw huidige versie. Het herindexeren vindt plaats via menu Bestand > Indexeren.

    Heeft u meerder administraties, dan kan uw systeembeheerder voor het herindexeren het beste de utility McTools gebruiken. Dit programma staat in dezelfde map als ActivMan en moet in één van de aanwezige administratie worden uitgevoerd. McTools controleert en herindexeert dan automatisch deze administratie en tevens alle andere aanwezige administraties en maakt daar een rapport van.
     
  3. Maakt u gebruik van Journaalposten, dan is het verstandig om journaalverwerkingen ouder dan een jaar te wissen. Zeker wanneer u ActivMan al langer gebruikt kan de grootte van deze bestanden al gauw vele MB's bedragen. U kunt de journaalverwerkingen wissen via menu Journaalposten > Wissen oude verwerkingen.
    Selecteer hierna de functie Correcties laatste periode. Levert dit correctieboekingen op, dan moet u deze in uw boekhouding verwerken. Gebruik deze functie hierna nogmaals om er zeker van te zijn dat er geen correctieboekingen meer komen.
     
  4. Is alles tot zover in orde? Ga dan naar het hoofdmenu van ActivMan. Kies hier menu Help > Zoeken naar updates. McUpdate wordt dan gestart. Heeft u geen McUpdate of kunt u McUpdate niet vinden, dan kunt u hem hier downloaden.
     
    Gebruikt u Windows Vista/Windows 7? Het is mogelijk dat ActivMan dan meldt dat McUpdate niet gevonden kan worden. Oplossing: start ActivMan door te rechtsklikken op het icoontje waarmee u ActivMan start en kies "Als administrator uitvoeren". McUpdate kan dan wel worden gestart.

  5. McUpdate zal verbinding maken met de update-server en, als dat gelukt is, eventueel zichzelf vernieuwen en na uw bevestiging opnieuw starten.
     
    LET OP: Lukt het niet om verbinding te maken met de server, dan kan dat liggen aan de instellingen van uw router of firewall. Controleer deze instellingen. Neem zonodig contact op met uw systeembeheerder of hardwareleverancier.

    McUpdate zal vervolgens direct gaan zoeken naar de beschikbare ActivMan updates. In het venster kunt u zien welke updates er voor u beschikbaar zijn, als in het onderstaande voorbeeld:



    Met de knop Info over updates krijgt u meer informatie over de updates, met de knop Updates installeren kunt u de updates installeren. Bent u klaar voor de update? Klik dan op de knop Updates installeren. Tijdens het installeren wordt u in het statusvenster onderaan geïnformeerd over de voortgang:



    Het is mogelijk dat er tijdens het installeren geheel autonoom programma's worden uitgevoerd, bijvoorbeeld voor het bijwerken van de lijstdefinities in uw administraties. Deze programma's en schermen kunnen erg snel voorbij flitsen; dat gedrag is echter normaal.

  6. Als de update gereed is krijgt u de volgende melding:



    U kunt met de vernieuwde programma's aan het werk.
     
  7. Start de nieuwe ActivMan op. Herindexeer wederom alle bestanden. Het herindexeren vindt plaats via menu Bestand > Indexeren (of via het programma McTools, zoals hierboven al aangegeven).
     
  8. Maakt u gebruik van Journaalposten, selecteer dan in menu Journaalposten wederom de functie Correcties laatste periode. Levert dit correctieboekingen op, dan moet u deze in uw boekhouding verwerken. Gebruik deze functie hierna nogmaals om er zeker van te zijn dat er geen correctieboekingen meer komen.

    Stuit u na de update onverhoopt op problemen, neemt u dan per e-mail contact op met de McHil helpdesk.