ActivMan inventarisatie


Zoals de naam al aangeeft, is deze optie bedoeld om (deel-)inventarisaties van objecten op locatie te vergemakkelijken met behulp van een barcodescanner.

Soms worden objecten immers verplaatst van de ene naar de andere locatie. Met ActivMan behoort uitzoekwerk tot het verleden: u ziet na de inventarisatie direct welke objecten zijn verplaatst of ontbreken (en dus moeten worden gemuteerd in ActivMan).

Voordat u daadwerkelijk met de registratie kunt beginnen, dienen de objecten eerst in ActivMan te zijn ingevoerd en voorzien van een label met de bijbehorende barcode.

De inventarisatieoptie van ActivMan is een combinatie van twee applicaties. De eerste is een uitbreiding van ActivMan. Hiermee kunt u gegevens van en naar de barcodescanner verzenden en de ingelezen data controleren voordat deze in ActivMan wordt verwerkt. De andere applicatie draait op de handheld barcodescanner. Met dit apparaat voert u de eigenlijke objectregistratie uit. U scant alle objecten per locatie, waarna u de barcodescanner op uw PC aansluit en de gegevens overzendt voor controle en eventuele mutaties.

Met de ActivMan inventarisatieoptie kunt u met minimale inspanning een enorme tijdsbesparing bereiken.

Voorbeeldsituatie:

Als onderdeel van de jaarlijkse inventarisatie van een bedrijf te Maarssen heeft de financiële afdeling allereerst alle objecten in de werkkamers in haar kantoorgebouw geïnventariseerd. Dat was eenvoudig, want iedere kamer heeft een eigen barcode (die veilig in de deurpost is geplakt) en alle objecten in die kamers hebben ook een barcodesticker. Na verwerking door ActivMan bleek dat drie werkstations van kamer waren veranderd. Hetzelfde gold voor zeven bureaus, bureaustoelen en een zware ladekast. Eén werkstation ontbrak, maar al gauw bleek dat deze al een week in reparatie was. In totaal nam de inventarisatie nog geen twee dagen in beslag; voordien was daar minimaal een week voor nodig geweest. De mutaties werden na controle automatisch in ActivMan verwerkt. Omdat in ActivMan alle objecthistorie bewaard blijft, is ook na meerdere jaren nog na te gaan hoe er in het verleden met bepaalde objecten is geschoven.

Te inventariseren ruimte selecteren m.b.v. keuzemenu's of door het scannen van de barcode van de ruimte.
Alle objecten in de ruimte scannen. Na een scan wordt het object vermeld en het aantal direct opgehoogd.
Overzicht van objecten in een ruimte opvragen en desgewenst het aantal aanpassen of wissen.

Referentie

We beheerden onze activa in Excel maar dat werd zo omslachtig en tijdrovend dat we naar een pakket zochten waarin we zowel fiscaal als commercieel konden afschrijven. Na het besluit om met ActivMan te gaan werken, is het voor ons echt omdenken geweest. We waren gewend dat we alles steeds moesten bijwerken maar dat is niet meer nodig. ActivMan is gekoppeld aan ons financiële pakket dus op twee plaatsen gegevens invoeren is ook verleden tijd.
We ontdekten al snel dat 'alles kan' met ActivMan, het is echt heel slim gemaakt. Ik kan bijvoorbeeld zonder moeite een afschrijving draaien voor een periode in de toekomst. En we zijn nog niet uitgeleerd want de rapportagemogelijkheden zijn erg uitgebreid. We zijn blij met de vriendelijke helpdesk die onze vragen uitgebreid en duidelijk beantwoordt. En de tijdwinst is enorm. Tot nu toe hadden we drie tot vier weken nodig aan het eind van het jaar om voor alle bedrijven (en dat zijn er nogal wat) de activa administratie af te sluiten. Ik denk dat het nu één dag werk is.

Math Toonen, controller Collé Rental & Sales, Sittard
Naar alle referenties »