ActivMan software en opties


ActivMan is leverbaar in verschillende uitvoeringen en kan worden uitgebreid met diverse opties. 
 

ActivMan

Jaarlicentie ActivMan
Het complete programma voor het beheren van vaste activa.
 

ActivMan/lite

Jaarlicentie ActivMan/lite
ActivMan lite is een beperkte versie van ActivMan zonder de mogelijkheid van herwaardering, renteberekening en valutacodes.

De volgende opties zijn wel als uitbreiding van ActivMan/lite beschikbaar:

Optie objecten koppelen
Binnen ActivMan is het mogelijk om afzonderlijke objecten onder één hoofdobject te laten vallen (koppelen). Dit koppelen heeft geen gevolgen voor de afschrijvingen en mutaties van de afzonderlijke objecten: die blijven binnen ActivMan op zichzelf staan. Wel is het mogelijk om de gekoppelde objecten tegelijkertijd te desinvesteren.

Optie objecten splitsen
Soms kan het handig zijn om een enkel object op te splitsen in één of meer subobjecten. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een machine gedeeltelijk gedesinvesteerd wordt. Een deel van het object, bijvoorbeeld een koelelement of een snijmodule, zal blijven bestaan.

Optie kostenverdeling
De afschrijving van een object verdelen over meerdere bedrijven, activagroepen, kostenplaatsen, kostendragers en/of locaties.

Optie afschrijven op werkdagen
Met deze uitbreiding kunnen de afschrijvingen, rentekosten en periodieke kosten over werkdagen verdeeld worden. Op vrije dagen wordt er dan niet afgeschreven. Via kalenders kunnen per jaar de vrije dagen aangemerkt worden. Feestdagen kunnen automatisch ingevuld worden. Er kan met verschillende kalenders gewerkt worden. Per waardesoort, objectsoort of kostenplaats kan een afwijkende kalender gebruikt worden.
Deze optie kan bijvoorbeeld nodig zijn als de doorbelasting van kosten op basis van gewerkte dagen moet plaatsvinden.

Optie herinvesteringsreserve
Het bedrag vastleggen dat beschikbaar is voor het opnieuw investeren van hetgeen een voorgaande investering heeft opgeleverd. Door gebruik te maken van herinvesteringsreserve hoeft er over de boekwinst geen belasting betaald te worden en zal er bij nieuwe objecten over een lager bedrag afgeschreven worden.

Optie objectlocaties
Een objectlocatie is de fysieke locatie van een object. U kunt de exacte plaats vastleggen waar een object zich bevindt (of hoort te bevinden). De gegevens die u toevoegt worden normaal gesproken nooit verwijderd, zodat het locatieverleden van een object altijd intact blijft. Ook in een later stadium kunt u de gangen van een object dus nauwkeurig nagaan.

Optie meerdere waarden
Vaste activa kunnen op diverse manieren gewaardeerd worden. Zo kan er sprake zijn van een economische en een fiscale waarde van een object, maar ook van een verzekerde waarde en een vervangingswaarde. ActivMan noemt dit verschillende waardesoorten. Standaard kunt u in ActivMan lite kiezen voor 1 waardesoort. Met de Optie meerdere waarden kunt u kiezen voor meerdere waardesoorten.

Optie investeringsplannen
Met de Optie Investeringsplannen (soms ook wel investerings- of goedkeuringsnummer genoemd) kunt u bepaalde investeringen (bijvoorbeeld de aanschaf van tientallen computers) bewaken zodat u een goed zicht heeft op het bedrag dat is begroot en de daadwerkelijke kosten.

Optie dossierstukken
Sla allerlei soorten bestanden bij uw gegevens op. Denk aan foto's, (ingescande) facturen, handleidingen en dergelijke. Al deze bestanden kunnen weer heel makkelijk geopend worden vanuit het programma.

Optie administraties kopiëren
Met deze optie kunt u een administratie van het netwerk naar uw notebook kopiëren, waarbij de administratie vanaf dat moment op het netwerk geblokkeerd wordt. Geen synchronisatieproblemen meer bij terugzetten en geen kans meer op gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers.
 

ActivMan opties (zowel voor ActivMan als ActivMan/lite)

Optie inventarisatie
Deze optie is bedoeld om (deel-) inventarisaties van objecten op locatie te vergemakkelijken met behulp van een barcode scanner. Soms worden objecten immers verplaatst van de ene naar de andere locatie. Met ActivMan behoort uitzoekwerk tot het verleden: u ziet na de inventarisatie direct welke objecten zijn verplaatst of ontbreken (en dus moeten worden gemuteerd). Lees meer...

Optie onderhoudsplanning
De Optie onderhoud is een handige module voor bedrijven die de onderhoudsplanning en registratie van onderhoudscycli willen integreren met de gedefinieerde objecten. U kunt o.a. meerdere onderhoudscycli (b.v.groot en klein onderhoud) toekennen, monteurs toewijzen op objectlocatie, onderhoudsbonnen printen (evt. met barcode) voor bepaalde periodes, standaardoverzichten en een rapportages genereren.

Optie import wachtmutaties
Periodiek inlezen van investeringsmutaties of factuurboekingen vanuit uw financiële software. In ActivMan kunnen deze mutaties aan objecten worden toegewezen.

Optie import administraties
Hiermee kunt u complete activa-administraties inlezen in ActivMan. Naast uiteraard de stamgegevens kunt u ook afzonderlijke mutaties (investeringen, extra afschrijvingen, herwaarderingen etc.), kostenplaats/-drager en afschrijvingen importeren. De afschrijvingen kunt u hierbij laten aansluiten op een bepaalde boekwaarde zodat u een exacte aansluiting behoudt. Niet alleen specifieke objectgegevens kunnen worden ingelezen, maar ook complete investeringsplannen. Tijdens het importproces worden basistabellen, zoals kostenplaatsen en kostendragers, automatische aangevuld met de items die nog niet in ActivMan aanwezig zijn.

Optie ODBC export
Voor de export van de journaalposten van ActivMan is een ODBC koppeling beschikbaar. Met deze ODBC koppeling kunt u de journaalposten van ActivMan direct naar uw financiële software overzetten, zonder tussenkomst van een exportbestand en/of andere vertaalslagen. Hiermee creëert u een naadloze koppeling tussen ActivMan en uw financiële software. Uw financiële software dient een ODBC interface te ondersteunen.

Optie ActivMan jaarverslag
Met de optie jaarverslag kunt u geheel automatisch de staat van vaste activa voor het jaarverslag samenstellen. De lay-out van de staat van vaste activa, inclusief kop- en voetteksten, kan geheel naar wens worden aangepast zodat deze direct in het jaarverslag kan worden opgenomen. Deze optie bestaat enerzijds uit een voorgedefinieerde export voor ActivMan en anderzijds uit een macro voor Microsoft Word of Excel voor het volledig automatisch samenvoegen en opmaken van de geëxporteerde gegevens. De optie jaarverslag kan alleen worden afgenomen in combinatie met de optie rapportgenerator.
 

Algemene software uitbreidingen

Optie beveiliging
Eénmaal ingelogd in het programma heeft elke gebruiker standaard onbeperkte rechten binnen deze applicatie. Met de Optie beveiliging bepaalt u zelf per gebruiker (of gebruikersgroep) wat diens rechten binnen het programma zijn. U kunt op elk gewenst niveau diverse functies en zelfs invoervelden blokkeren.

Optie logboek
In de applicatie is standaard zichtbaar wie op welke datum en tijd een nieuw record heeft toegevoegd en wie een record voor de laatste maal heeft aangepast. Met deze optie kunt u meer gegevens vastleggen, zoals welke gebruiker het programma wanneer heeft gestart, wat de gebruiker heeft toegevoegd en welke gegevens zijn aangepast. De oude gegevens worden zelfs vastgelegd. Deze optie is handig als u de volledige historie van een record wilt kunnen nagaan.

Optie rapportgenerator
De rapportgenerator is een van de meest krachtige onderdelen van de McHil applicaties. De McHil applicaties bevatten standaard diverse lijsten voor allerlei doeleinden, maar er kunnen zich toch situaties voordoen waarbij niet alle gewenste gegevens opvraagbaar zijn in combinatie met een standaardlijst. Met behulp van de rapportgenerator kunt u zelf bepalen welke gegevens op de lijst weergegeven moeten worden. Ook kunt u de lay-out, zoals koppen boven kolommen en de breedte van deze kolommen, zelf instellen.

Optie import
Met de optie import kunt u vooraf gedefinieerde importformaten inlezen in elk willekeurig bestand.

Optie vrije import
Dit is een uitbreiding op de optie import. U kunt hiermee zelf importformaten definiëren en in elk willekeurig bestand inlezen.
 
Optie taal Nederlands
Deze taalmodule wordt standaard meegeleverd bij elke ActivMan licentie.

Optie taal Engels
Engelstalige taalmodule. Het ActivMan programma wordt hiermee Engelstalig. Per gebruiker kan dan worden gekozen uit de Nederlandse of de Engelse taal.

Referentie

Dankzij ActivMan beschikken we nu niet alleen over bedrijfseconomische stukken maar ook over officiële stukken die voor de belasting nodig zijn. Voorheen moesten we die officiële stukken apart maken.
Het is eenvoudig om veranderingen aan te brengen. Stel dat je oorspronkelijk aangeeft dat er sprake is van een investering dan is het toch mogelijk om daar later kosten van te maken. Het programma zorgt voor de juiste berekening en dat is het grote voordeel voor ons: Beter zicht op activa.

Naar alle referenties »